Informes Rápido
El módulo Informes del Sistema ERMEZ AQCT es la herramienta que le permitirá la creación de Tablas de datos a partir de los registros de llamados almacenados en las Tablas Mensuales.
La ventana del módulo Informes tiene incorporadas herramientas de filtro mediante las cuales Ud. podrá aislar la información que necesita revisar, personalizando los Informes de acuerdo a su necesidad de información. La Tabla Informe se despliega directamente en la ventana del módulo, siendo posible cambiar el orden y tamaño de los campos para facilitar su lectura. En la parte inferior de la ventana Informes se muestra un resumen consolidado con los totales de Costos, Número de Llamadas y Tiempo correspondiente a los registros del Informe.
Figura 1.1
Herramientas de Filtrado
Para el verdadero aprovechamiento del módulo Informes deberá utilizar las Herramientas de Filtrado que le permitirán agrupar elementos del Sistema y obtener resúmenes de costos, aislar un elemento para obtener información particular de él o detectar situaciones anómalas como, abusos, duración excesiva de llamadas, llamadas fuera de horario o a números específicos.
La ventana Informes tiene herramientas de filtrado para aislar la información correspondiente a elementos del Sistema como Líneas, Rutas, Extensiones, Centros de Costos, Códigos de Proyectos y Clientes, o aislar la información por tipo de llamada y duración.
Para que el proceso de confección de la Tablas de Informe sea ágil es necesario indicar un período de tiempo del cual se desea extraer la información. La demora en la confección del Informe va a depender de la extensión de éste período, y la cantidad de registros contenidos en las Tablas Mensuales.
Finalmente es posible aplicar filtros especiales mediante el botón Filtros Adicionales, que le ayudarán a detectar situaciones particulares, aislando llamadas a números específicos, por costos mínimos, rangos de tiempo u horarios de tarifas. Para más información acerca del uso de filtros especiales vea la sección "Filtros Adicionales".
Filtrado por Tipo de Llamada
Mediante la herramienta de Filtrado por Tipo podrá seleccionar los registros de llamadas correspondientes a un Compañía específica, correspondientes a llamadas Locales o de Larga Distancia, y las correspondientes a un área o código específico.
Para efectuar un filtrado por tipo de llamada presione el botón Tipo ubicado el costado superior izquierdo de la ventana Informes, de esta forma se abre la ventana Tipos. Ver Figura 1. 1.
Figura 1. 1
En le campo Tipos de Llamadas ubicado en la parte superior de la pantalla podrá seleccionar en forma rápida un tipo de llamada de la lista desplegable del campo. Para un filtrado más específico utilice la parte inferior de la pantalla Tipos.
En el campo Compañía indique una compañía seleccionándola de la lista ubicada debajo del campo, para no utilizar este filtro marque la opción Todas.
En le campo Tarifa especifique la tarifa que desea filtrar de la lista ubicada debajo del campo, para incluirlas todas marque la opción Todas.
Si la Tarifa especificada tiene asociada una Tabla de Códigos, al presionar el botón Aceptar se abrirá la ventana Areas, mediante la cual es posible filtrar indicando un Area y un Código de la tabla. Ver Figura 1. 2.
Figura 1. 2
En el campo Area especifique un área de Referencia Geográfica seleccionándola de la lista ubicada debajo del campo. En el campo Código especifique un código de área seleccionando una localidad de la lista ubicada debajo del campo Código, para incluir todos los códigos mantenga la palabra Todas ubicada en el campo por defecto. Para aceptar los campos seleccionados presione Aceptar.
Los campos Area y Código de la ventana Tipos indicarán respectivamente el Area de Referencia Geográfica y el Código especificados.
Filtrado por Extensión
La herramienta de Filtrado por Extensiones le permita aislar las costos correspondientes a un Anexo o extensión específico. Para ejecutar un Filtrado por Extensión presione el botón Extensión ubicado en la parte superior de la pantalla Informes, de esta forma se desplegará la ventana Extensión. Ver Figura 1. 3.
Figura 1. 3
Seleccione de la lista desplegada en la ventana Extensiones la extensión o las extensiones que le interesa revisar. Parar seleccionar todas las extensiones de la lista presione el botón correspondiente, lo que significa que no se filtrará por extensiones .
Las extensiones de la lista corresponden a las especificadas en el módulo de Configuración del Sistema.
Filtrado por Centro de Costo
La herramienta de Filtrado por Centro de Costo permite aislar los costos correspondientes a un Centro De Costos definido previamente. Para ejecutar un Filtrado por Centro de Costos presione el botón Centro de Costos ubicado en la parte superior de la pantalla Informes, de esta forma se desplegará la ventana Centro de Costos. Ver Figura 1. 4.
Figura 1. 4
En el campo Opciones seleccione de la lista el Nivel de Centro de Costos que desea revisar, en la lista ubicada en el costado derecho de la pantalla se mostrarán todos los Centros de Costos definidos para el Nivel Seleccionado, marque el Centro de Costos deseado posicionándo el Mouse sobre el nombre, y luego oprima el botón Aceptar.
En el cuadro Selección ubicado en el costado inferior derecho de la pantalla se muestra el Centro de Costos seleccionado y el nombre de los Centros de Costos superiores a los que pertenece.
Filtrado por Código de Proyectos
La herramienta de Filtrado por Código de Proyectos permite aislar los costos correspondientes a un Código específico. Para ejecutar un Filtrado por Código de Proyectos presione el botón Proyecto ubicado en la parte superior izquierda de la pantalla Informes, de esta forma se desplegará la ventana Proyectos. Ver Figura 1. 5.
Figura 1. 5
Seleccione de la lista de Códigos desplegada el Código de Proyectos que le interesa revisar. En el campo Predeterminado se indica el último Código seleccionado. Parar seleccionar todos los Códigos de la lista presione el botón Todos, lo que significa que no se filtrará por Código de Proyectos. Las opciones Excluir código de Cuenta y Excluir Código de Cliente, nos permitirá excluir estos datos de la consulta que se realizara.
Filtrado por Número
Mediante la herramienta de Filtrado por Números podrá revisar los costos de llamados hechos a un Número específico creado en el sistema.
Para efectuar un Filtrado por Número presione el botón Número ubicado al costado superior derechos de la ventana Informes, de esta forma se despliega la ventana Números. Ver Figura 1. 6.
Figura 1.6
En esta pantalla podrá seleccionar uno a varios Números telefónicos a ser analizados, como también ingresar Números específicos a analizar.
Para realizar el filtro por clientes presione sobre el botón Clientes. Aparecerá la siguiente pantalla:
Figura 1.6.1
En el campo Opciones seleccione de la lista el Grupo de Clientes que desea revisar, en la lista ubicada en el costado derecho de la pantalla se mostrarán todos los Clientes correspondientes al grupo seleccionado, marque el Cliente deseado posicionando el Mouse sobre el nombre y luego oprima el botón Aceptar.
En el cuadro Selección ubicado en el costado inferior derecho de la pantalla se muestra el Cliente seleccionado, y el nombre del Grupo al que pertenece.
Filtrado por Líneas
La herramienta de Filtrado por Líneas permite aislar los costos correspondientes al uso de un línea telefónica específica o una Ruta. Para ejecutar un Filtrado por Líneas presione el botón Líneas ubicado en la parte superior derecha de la pantalla Informes, de esta forma se desplegará la ventana Líneas. Ver Figura 1. 7.
Figura 1. 7
Seleccione de la lista de Líneas Telefónicas desplegada la Línea que le interesa aislar. En el campo Predeterminado se indica el último Código de Línea seleccionado. Parar seleccionar todas las Líneas de la lista presione el botón Todas, lo que significa que no se filtrará por Líneas.
Para filtrar por Rutas presione el botón Ruta, luego en la pantalla Rutas seleccione de la lista la Ruta que desea filtrar, haciendo doble click con el botón derecho del Mouse. Parar seleccionar todas las Rutas de la lista presione el botón Todas, lo que significa que no se filtrará por Rutas. Ver Figura 1. 8.
Figura 1. 8
Filtros Adicionales
Para acceder a la pantalla Filtros Adicionales presione el botón Filtros Adicionales, ubicado en la esquina superior derecha de la pantalla Informes. Ver Figura 1. 9.
Figura 1. 9
Para utilizar las herramientas de filtrado de la pantalla, active el filtro deseado marcando el campo ubicado a la izquierda del nombre de cada filtro, luego en el campo de la derecha ingrese el parámetro asociado al filtro seleccionado. Presione Aceptar para aplicar los filtros seleccionados a la confección del Informe.
Las herramientas de filtrado de la pantalla Filtros Adicionales funcionan sobre los filtros de la pantalla Informes, por lo que se sumarán a los filtros aplicados en esta etapa. Los registros desplegados en la tabla Informes corresponderán a los que hayan pasado la primera y la segunda etapa de filtros.
Definición de los Campos de la Pantalla "Filtros Adicionales"
1. Costo Mínimo: El filtro Costo Mínimo separa los registros de llamadas que tengan un costo mayor o igual al ingresado.
2. Tiempo de Ring Mínimo: Filtra las llamadas que tienen un Tiempo de Ring mayor o igual al ingresado.
3. Horario de Tarifa: Permite filtrar las llamadas hechas durante la vigencia de una Tarifa Horaria en particular. Para utilizar esta opción se debe seleccionar en el filtro Tipo de Llamado una Compañía Telefónica que tenga definida en su Estructura Tarifaria diferentes tarifas de acuerdo al horario.
4. Rangos de Tiempo: El filtro rango de tiempo permite detectar las llamadas hechas durante un lapso de tiempo especificado en los campos Entre Las, y Las. Ingrese en el primer campo la hora inicial de período de tiempo en formato de hh:mm, y en el segundo campo la hora final.
5. Compañía: Permite filtrar los llamados hechos a través de una Compañía Telefónica específica seleccionándola en la lista desplegable del campo. Este filtro no se debe usar si se ha seleccionado previamente una Compañía Telefónica en el filtro Tipo de Llamada.
6. Código de Cuenta: Permite filtrar las llamadas cargadas a un Código de Cuenta en particular. Al habilitar ésta opción se abre la pantalla Cuentas, desde donde se debe seleccionar de al lista el Código de Cuenta que interesa filtrar. Ver Figura 1. 10.
Figura 1. 10
7. Area y Código de Area: Los campos Area y Código de Area muestran la selección hecha en el filtro Tipo de Llamada, a través de la pantalla Area. Ver Figura 1. 2.
8. Resto del Número: El filtro Resto del Número permite aislar las llamadas que tienen un prefijo común, almacenado en el campo "RESTNUM", éste campo es definido a través del parámetro Corrimiento en el módulo de Configuración, y permite identificar el Tipo de Llamado y la Compañía o Portadora a la que pertenece.
9. Duración Máxima: Permite aislar las llamadas que tienen una duración menor o iguala la ingresada en el campo , en formato de hh:mm:ss.
Crear un Informe
Mediante el módulo Informes Ud. podrá extraer información del Sistema en forma fácil y rápida. Podrá imprimir esta información, guardarla en formato de bases de datos y hojas de cálculo, o exportarla automáticamente a un planilla Excel. Para más información acerca de cómo almacenar y exportar las Tablas de Informes vea las secciones "Exportar Informes" y "Almacenar Informes".
Para crear un Informe
1. Filtrar Registros: Seleccione mediante de las Herramientas de Filtrado el tipo de llamado que desea visualizar, o los Elementos del Sistema que desea revisar. Para más información acerca del uso de las Herramientas de Filtrado vea la sección "Herramientas de Filtrado".
2. Ingrese Duración Mínima de la Llamada: Ingrese el tiempo mínimo de la llamada para que su registro sea considerado en el Informe. Presione el botón Duración Mínima, y luego en el campo ingrese el tiempo mínimo en formato de hh:mm:ss.
3. Seleccione Período de Tiempo: Indique el período de tiempo del cual desea extraer datos. Presione el botón Desde, luego en el campo ingrese la fecha de inicio del período de tiempo en formato de dd/mm/aaaa. Luego presione le botón A Las, para indicar la hora de comienzo del período, en el día señalado en formato de hh:mm. Ingrese el día final del período en el campo Al, y luego la hora final del día en el segundo campo A Las.
4. Calcular Informe: Para activar la confección del informe. Presione el botón Calcular Informe.
5. Seleccione la Fuente de Registros: Si tiene un informe activo en la pantalla Informes, o ha abierto un Informe preexistente, seleccione en la pantalla de la Figura 1. 11, la opción Operar Sobre Base de Datos, para generar el informe a partir de los registros de las bases de datos Mensual. Seleccione la opción Operar Sobre Consulta, para generar el informe a partir de los registros de la consulta preexistente.
Figura 1. 11
6. Calcular: Presione botón Calcular para generar el Informe, y calcular los Totales que se muestra en la parte inferior de la pantalla Informes.
7. Filtrar: Presione el botón Filtrar en lugar del botón Calcular, para generar el Informe si efectuar el calculo de Totales.
Visualice el informe creado en la Ventana Informe. Posicionando el Mouse en el comienzo de cada columna de la Tabla, y presionando el botón izquierdo podrá arrastrar la columna a una nueva posición. Podrá además cambiar el tamaño de la columna posicionando el Mouse en su borde y arrastrándolo con el botón izquierdo.
Guardar, Recuperar y Exportar Consultas
La pantalla Informes le permite respaldar los Informes creados en forma de tablas (formato .dbf) y recuperaras para desplegarlas nuevamente en pantalla, o exportarlas automáticamente a una planilla Excel.
Utilice el botón Guardar Consulta para grabar la consulta activa en la pantalla informe. En el cuadro de diálogo Guardar Como indique el nombre y la ruta de acceso al archivo de tabla. Por defecto la extensión del archivo de respaldo es del tipo .dbf.
Utilice el botón Abrir Consulta para recuperar una consulta, y desplegarla en la pantalla informe. En el cuadro de diálogo Abrir, indique el nombre y la ruta de acceso del archivo de tabla, el que debe ser del tipo .dbf.
El botón Exportar Consulta envía automáticamente la consulta activa en la pantalla Informes al programa Excel en forma de una planilla de cálculo. El sistema ERMEZ AQCT abre la aplicación Excel, y crea un archivo de extensión .xls con un formato de tipo informe. Para esto aparecerá la siguiente pantalla.
Figura 1.11.1
En esta Pantalla deberá seleccionar los campos que serán exportados hacia Excel a través de Ole. Seleccionar el Nombre del Archivo con que se guardara el Informe generado en Excel.
Imprimir Consulta
El botón Imprimir Consulta le lleva al cuadro de diálogo Opciones de Impresión, el que le permite imprimir la Consulta activa en la pantalla Informes, o exportarla en un formato distinto al de Planilla de Cálculo. Mediante el cuadro de diálogo Opciones de Impresión podrá además modificar el formato de impresión. Ver Figura 1. 11.2.
Figura 1. 12
Definición de los Campos de la Pantalla "Opciones de Impresión"
1. Salida Orientada A: Elija en el campo Salida Orientada A:, el destino de la impresión creada. Seleccione la opción Impresora para imprimir el informe creado, o para desplegar el formato de impresión en pantalla mediante la utilidad Diseñador de Informes. Ver Figura 1. 13. Si desea exportar la impresión a un archivo, seleccione el formato en la lista desplegable del campo.
Figura 1. 13
2. Forma: Indique en el campo Forma la orientación de la impresión , Vertical u Horizontal.
3. Sub Totalizar: La opción Sub Totalizar permite el ordenamiento de los datos del Informe, de acuerdo a los criterios seleccionados en la pantalla Criterio de Ordenamiento del Informe, ver Figura 1. 14, y crear sub totales para cada elemento del criterio seleccionado. En la pantalla de la Figura 1. 13 se muestra una hoja de un Informe Sub Totalizado de acuerdo al criterio Anexo.
Figura 1. 14
4. Columnas de Datos a Imprimir en Informe: Al habilitar la esta opción se abrirá la pantalla Visualización de Informe, desde donde podrá escoge las Columnas de la Tabla Informe que desea incluir en la impresión. El campo Visualización Actual muestra la selección de Columnas hechas antes de registrar los cambio. La impresión del informe puede contener un máximo de 9 Columnas. Ver Figura 1. 15.
Figura 1. 15
5. Imprime Filtro: La opción Imprime Filtro incluye una primera hoja del Informe con el resumen de tiempos y costos de la consulta, y una descripción de los criterios de filtrado utilizados.
6. Imprime Detalle: Esta opción habilita la impresión del detalle de llamadas ordenadas de acuerdo a lo seleccionado en los campos Columna de Datos y Criterio de Ordenamiento.
7. Archivo: Si está exportando la impresión del informe a un archivo de datos, presione el botón Archivo para ingresar el nombre y la ruta del archivo que va a crear.
8. Con Membrete: Active la opción Con Membrete para incluir en el encabezado de cada página del Informe un membrete de identificación tipo memorándum. En el campo DE: ingrese el nombre de la empresa o persona que creó el Informe, y en el campo A: ingrese el nombre del destinatario.
GRÁFICOS
Otra característica de este módulo es que puede graficar la información procesada. Presionado sobre el Botón :
aparecerá la siguiente pantalla:
Figura 1.16
Dentro de esta pantalla se podrá graficar la siguiente información :
Totales: Permite graficar los totales generales de las llamadas ya sean Llamadas Locales, Nacionales, Internacionales, Entrantes, Celulares.
Detalles: Permite visualizar los detalles de llamados en forma individual de los usuarios procesados en el reporte actual.
Resumen: Permite visualizar la información en forma general de las extensiones que han sido procesadas en el reporte actual
Fondo: Permite cambiar el color del fondo del grafico.
Tipo Gráfico : Permite cambiar la forma del tipo de gráfico.
Criterio : Permite visualizar el grafico según el criterio seleccionado, ya sea Costos, Tiempos, Llamados.
Extensiones : Permite visualizar las extensiones que han sido procesadas. Esta opción se habilita cuando el tipo de gráfico seleccionado es Detalles.
Este botón se habilitara una ves que el reporte seleccionado sea resumen. Nos permitirá procesar la información general para que sea visualizada en el gráfico.
Esta barra nos permitirá realizar distintas funciones dentro de la pantalla de gráficos.
El botón Imprimir nos permitirá realizar una impresión del grafico actual.
Los botones de flechas, nos permitirá movernos a través de la información del grafico, cuando sea seleccionada la opción Detalle. Sobre las flechas aparece el sub-criterio que se visualizara en el grafico,
Visualizando los tipos de llamadas, ya sean Locales, Nacionales, Internacionales, Entrantes, Celulares.
Este botón nos permitirá Actualizar el grafico dentro de las opciones de Totales, Resumen.